Usuwanie danych

Gdy piszesz do firmy czarterowej przez WhatsApp, Messenger, Instagram, SMS lub e-mail, a ta firma obsługuje wiadomości w Portivo, rozmowa zapisuje się w jej skrzynce w Portivo. Administratorem tych danych jest firma czarterowa. Portivo Inc. przetwarza je w jej imieniu, jak opisuje polityka prywatności.

Wiadomości zostają też w Twojej aplikacji lub skrzynce (WhatsApp, Messenger, Instagram, SMS-y w telefonie, poczta e-mail) i u dostawcy kanału. Usunięcie danych w Portivo nie usuwa tych kopii. Kasujesz je w ustawieniach aplikacji albo żądaniem wysłanym do dostawcy, na przykład do Meta.

Najprościej napisać do firmy czarterowej, z którą prowadzisz rozmowę, tym samym kanałem albo na jej adres kontaktowy, i poprosić o usunięcie danych.

Możesz też napisać do nas na privacy@portivo.eu z tematem „Usunięcie danych”. Podaj nazwę firmy czarterowej, kanał (WhatsApp, Messenger, Instagram, SMS albo e-mail) i dane, po których znajdziemy rozmowę: numer telefonu, adres e-mail albo nazwę profilu. Nie wysyłaj skanów dokumentów tożsamości.

Możemy poprosić o potwierdzenie, że numer lub adres należy do Ciebie, na przykład o wiadomość wysłaną z tego numeru lub adresu. Żądanie złożone u nas przekazujemy firmie czarterowej i wykonujemy je razem z nią.

Z rozmów z Tobą usuwamy treść wiadomości, załączniki, numer telefonu, adres e-mail, nazwę profilu, identyfikatory nadane przez WhatsApp, Messenger lub Instagram oraz zapisy doręczenia tych wiadomości.

Na Twoje żądanie firma czarterowa może też usunąć Twój profil klienta w Portivo. Dane, które musi przechowywać z mocy prawa, na przykład faktury, zostają, a Twoje dane osobowe w profilu zastępujemy wartościami zanonimizowanymi.

Zostaje tylko informacja, że nie chcesz dostawać wiadomości danym kanałem, zapisana w postaci skrótu kryptograficznego, z którego nie da się odczytać numeru ani adresu. Dzięki niej firma nie napisze do Ciebie ponownie tym kanałem.

E-maile wysłane przez Ciebie na adres samej firmy, które firma przekierowała do Portivo, zostają w jej skrzynce pocztowej. O ich usunięcie poproś bezpośrednio firmę czarterową.

Usuwamy dane bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania żądania (art. 12 ust. 3 RODO). Gdy żądanie jest wyjątkowo skomplikowane, RODO pozwala przedłużyć ten termin o dwa miesiące; wtedy piszemy o tym w ciągu pierwszego miesiąca. Po usunięciu potwierdzamy to e-mailem albo kanałem, którym przyszło żądanie.

Usunięte dane mogą jeszcze przez ograniczony czas zostać w kopiach zapasowych bazy danych (do 14 dni) i we wcześniejszych wersjach plików (do 365 dni). Służą one tylko do odtworzenia systemu po awarii, a dane znikają z nich zgodnie z harmonogramem opisanym w polityce prywatności.

Gdy firma czarterowa odłączy kanał w Portivo, nowe wiadomości przestają do nas trafiać, ale zapisana historia rozmów zostaje. Usunięcie aplikacji Portivo w ustawieniach Facebooka lub Instagrama cofa jej uprawnienia, ale też nie kasuje zapisanych rozmów. Aby usunąć historię, złóż żądanie tak, jak opisuje sekcja Jak złożyć żądanie.

Aby usunąć dane konkretnego klienta razem z jego rozmowami z kanałów, napisz na privacy@portivo.eu z adresu przypisanego do konta firmy w Portivo i wskaż klienta. Usuwamy je w terminie podanym w sekcji W jakim czasie.

Aby po zakończeniu współpracy usunąć wszystkie dane firmy, w tym dane podłączonych kanałów (tokeny dostępu, identyfikatory kont i numerów oraz historię rozmów), napisz na ten sam adres. Zachowujemy tylko dane, które musimy przechowywać z mocy prawa, na przykład dokumenty rozliczeniowe; okresy podaje polityka prywatności.

Portivo Inc., 131 Continental Dr, Suite 305, Newark, Delaware 19713, USA, e-mail: privacy@portivo.eu. Przedstawiciel w Unii Europejskiej (art. 27 RODO): Outofplace Poland sp. z o.o., ul. Żabia 4, 18-400 Łomża.

Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).