Polityka prywatności
Kiedy odpowiadamy za Twoje dane sami, a kiedy przetwarzamy je na polecenie firmy czarterowej, komu je powierzamy, jak długo je przechowujemy i jakie masz prawa.
W skrócie
- Administrator
- Portivo Inc. (Delaware, USA), przedstawiciel w UE: Outofplace Poland sp. z o.o.
- Gdzie są dane
- Na serwerach w Unii Europejskiej, w regionie Frankfurt.
- Czego nie robimy
- Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich do reklam innych firm.
- Kontakt
- privacy@portivo.eu, odpowiedź najpóźniej w ciągu miesiąca.
Skrót ułatwia lekturę i nie zastępuje pełnej treści dokumentu.
01Dwie role Portivo
Portivo występuje w dwóch rolach, a od roli zależy, kto odpowiada za Twoje dane.
Portivo jako administrator. Dotyczy osób odwiedzających operator.portivo.eu, osób, które umawiają prezentację albo do nas piszą, pracowników i współpracowników firm czarterowych korzystających z panelu Portivo oraz konta klienta Portivo: jedno konto (logowanie kodem z e-maila albo kontem Google) działa w sklepach wszystkich firm czarterowych, które korzystają z Portivo. Administratorem jesteśmy też przy powiadomieniach o rezerwacji SMS-em, które Portivo wysyła klientom, którzy zgodzili się na nie przy rezerwacji. Tak samo jest ze statystyką odwiedzin (PostHog) i raportami błędów (Sentry) w sklepach firm czarterowych: decydujemy, co zbierają, a szczegóły podaje polityka cookies każdego sklepu. Za te dane odpowiadamy my i ich dotyczy ta polityka.
Portivo jako podmiot przetwarzający. Jeżeli rezerwujesz czarter w sklepie firmy czarterowej (operatora), piszesz do niej przez kanały obsługiwane w Portivo albo przechodzisz u niej weryfikację tożsamości, administratorem danych tej rezerwacji, rozmowy i weryfikacji jest ten operator. My przetwarzamy je wyłącznie na jego polecenie, jako dostawca oprogramowania (art. 28 RODO). Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania opisuje polityka prywatności operatora. Możesz też napisać do nas, a przekażemy sprawę operatorowi. Wyjątkiem są powiadomienia o rezerwacji SMS-em i WhatsAppem, na które zgadzasz się przy rezerwacji: administratorem tego kanału (Twojej zgody, wysyłki wiadomości i wypisu) jest Portivo, a operator pozostaje administratorem danych rezerwacji.
02Administrator i przedstawiciel w UE
Administratorem jest Portivo Inc., spółka utworzona według prawa stanu Delaware (Stany Zjednoczone Ameryki), numer w rejestrze stanu Delaware 10768094, z siedzibą statutową pod adresem 131 Continental Dr, Suite 305, Newark, Delaware 19713, USA.
Przedstawicielem w Unii Europejskiej, wyznaczonym na podstawie art. 27 RODO, jest Outofplace Poland spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Żabia 4, 18-400 Łomża, Polska, KRS 0001163427, NIP 7182173789. Do przedstawiciela możesz zwrócić się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych, także listownie.
Kontakt w sprawach danych osobowych: privacy@portivo.eu.
03Jakie dane przetwarzamy
- Prezentacja i kontakt: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, NIP, adres strony internetowej, miasto, wielkość floty, moduły, które Cię interesują, narzędzie, którego dziś używasz, język prezentacji, treść wiadomości, wybrany termin, Twoja strefa czasowa i odnośnik do spotkania, odpowiedź na zaproszenie, przebieg spotkania (odbyło się, odwołane, powód odwołania), parametry kampanii (UTM) z adresu, z którego przyszło zgłoszenie, oraz notatka przygotowawcza opisana niżej.
- Dane z rejestrów i stron publicznych: gdy wpisujesz NIP, pobieramy rekord firmy z wykazu podatników VAT prowadzonego przez Ministerstwo Finansów (między innymi nazwę, adres, REGON, KRS i status VAT) i przechowujemy odpowiedź w pamięci podręcznej do 24 godzin. Do notatki przygotowawczej pobieramy też do 6000 znaków tekstu z publicznej strony internetowej firmy, podanej w formularzu albo wynikającej z domeny adresu e-mail. Przy zakładaniu konta operatora dane firmy uzupełniamy z KRS, CEIDG, rejestru REGON i systemu VIES Komisji Europejskiej.
- Konto w panelu operatora i konto klienta Portivo: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, rola w panelu, sposób logowania (kod z e-maila, hasło, konto Google albo klucz dostępu), data ostatniego logowania i ustawienia uwierzytelniania dwuskładnikowego.
- Powiadomienia o rezerwacji SMS-em: numer telefonu podany przy rezerwacji, Twoja zgoda z jej czasem, Twoim adresem IP i wersją treści zgody, wysłane SMS-y ze statusem doręczenia oraz wycofanie zgody albo wypis.
- Dane rozliczeniowe operatorów: firma, adres, numer identyfikacji podatkowej, numer wpisu do rejestru, historia płatności i faktur, a w zakresie obowiązku sprawozdawczego operatorów platform (DAC7) także dane, których wymagają te przepisy.
- Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, znacznik czasu i adres strony, z której przychodzisz. Adres IP z formularza prezentacji służy tylko do ograniczenia liczby zgłoszeń: licznik z tym adresem żyje najwyżej godzinę (w kopiach pamięci podręcznej do 5 dni) i nie trafia do bazy danych.
- Dzienniki zdarzeń w panelu: operacje wykonane w panelu wraz z identyfikatorem użytkownika, adresem IP i identyfikatorem przeglądarki.
- Pomiar na operator.portivo.eu: odwiedzone podstrony i kliknięcia na nich, czas wczytania strony i jej reakcji na Twoje działania, szerokość okna, rodzaj przeglądarki i urządzenia oraz przybliżona lokalizacja ustalona z adresu IP, którego nie zapisujemy. Bez plików cookies, bez zapisu na Twoim urządzeniu i bez identyfikatora, który przetrwałby dobę.
- Statystyka i raporty błędów w sklepach firm czarterowych: za Twoją zgodą odwiedzone strony razem z parametrami w adresie, kliknięcia, przewijanie, czas wczytania, typ przeglądarki i urządzenia, rozmiar ekranu i losowy identyfikator, a przy rezerwacji jej identyfikator i Twój adres e-mail; opis błędów i próbka pomiarów szybkości. Bez zgody, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu: zdarzenia rezerwacji i zakupu (zakup z kwotą i walutą; Twój adres e-mail i identyfikatory kliknięcia reklamy dołączamy tylko za zgodą na marketing, żeby narzędzia reklamowe firmy czarterowej mogły policzyć sprzedaż) oraz błędy serwera sklepu. Adresu IP nie zachowujemy, a ekran nie jest nagrywany.
04Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Umówienie i przeprowadzenie prezentacji, odpowiedź na wiadomość | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) i lit. f (nasz prawnie uzasadniony interes w obsłudze zapytań) |
| Przygotowanie do prezentacji: krótka notatka z Twoich odpowiedzi z formularza, rekordu firmy z wykazu podatników VAT i tekstu jej strony internetowej, sporządzona z pomocą modelu językowego | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (sprawne przygotowanie rozmowy) |
| Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług platformy | art. 6 ust. 1 lit. b RODO wobec operatora będącego osobą fizyczną, a wobec osób, które reprezentują operatora, lit. f (zawarcie i wykonanie umowy z operatorem) |
| Prowadzenie kont w panelu i kont klientów Portivo, uwierzytelnianie | art. 6 ust. 1 lit. b RODO wobec posiadacza konta klienta i operatora będącego osobą fizyczną, a wobec pracowników i współpracowników operatora lit. f (wykonanie umowy z operatorem i bezpieczeństwo dostępu) |
| Powiadomienia o rezerwacji SMS-em (a po uruchomieniu także WhatsAppem), na które zgadzasz się przy rezerwacji | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda) |
| Informacje o naszych usługach dla osób, z którymi już rozmawiamy | art. 6 ust. 1 lit. f RODO; wiadomości elektroniczne wysyłamy tylko za zgodą wymaganą przez ustawę Prawo komunikacji elektronicznej |
| Statystyka odwiedzin i pomiar wydajności operator.portivo.eu oraz statystyka umówionych prezentacji, bez Twoich danych kontaktowych | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (niezawodność i rozwój serwisu) |
| Analityka produktu i monitorowanie błędów w panelu i sklepach, a w panelu także nagrania sesji | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona w banerze) |
| Statystyka sprzedaży w sklepach (zdarzenia rezerwacji i zakupu zapisywane przez system rezerwacji) i raporty błędów serwera sklepu | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (sprawne działanie sklepu i statystyka sprzedaży) |
| Bezpieczeństwo, wykrywanie nadużyć, dzienniki zdarzeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Obowiązki księgowe i podatkowe | art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a gdy obowiązek wynika z prawa spoza Unii Europejskiej, lit. f (przestrzeganie prawa, któremu podlegamy) |
| Nasz obowiązek sprawozdawczy jako operatora platformy (DAC7) | art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
05Komu powierzamy dane
Korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane wyłącznie na nasze polecenie, na podstawie umów powierzenia. Lista jest pełna na dzień ostatniej aktualizacji.
| Dostawca | Zadanie | Miejsce przetwarzania |
|---|---|---|
| Amazon Web Services | serwery, baza danych, przestrzeń plików, logowanie (Amazon Cognito), odbiór poczty (Amazon SES), wysyłka wiadomości SMS (AWS End User Messaging), modele językowe Anthropic Claude (Amazon Bedrock) | Unia Europejska: dane w regionie Frankfurt, modele językowe w regionach UE; sieć brzegowa CloudFront w Europie, Ameryce Północnej i Izraelu; SMS-y wysyłane z regionu Frankfurt i doręczane przez operatora sieci komórkowej numeru odbiorcy |
| Vercel | hosting i dostarczanie stron operator.portivo.eu, panelu i sklepów | Unia Europejska (Frankfurt) i globalna sieć brzegowa |
| Stripe | rozliczanie płatności i abonamentów | Unia Europejska i Stany Zjednoczone |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) | wysyłka poczty elektronicznej | Stany Zjednoczone |
| Didit | weryfikacja tożsamości klientów operatorów | Unia Europejska |
| PostHog, Inc. | analityka produktu, statystyka odwiedzin bez cookies i pomiar wydajności operator.portivo.eu | Unia Europejska (chmura europejska) |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | monitorowanie błędów aplikacji i nagrania sesji w panelu | Unia Europejska (Frankfurt), spółka ze Stanów Zjednoczonych |
| Google (Google Workspace) | kalendarz prowadzącego i spotkanie Google Meet przy prezentacji: termin, Twoje dane kontaktowe, firma i treść wiadomości | Unia Europejska i Stany Zjednoczone |
| Expo (650 Industries, Inc.) | powiadomienia w aplikacjach mobilnych | Stany Zjednoczone |
| Upstash, Inc. | ochrona sklepów przed nadmiarem zapytań (adres IP) | Unia Europejska (Frankfurt), spółka ze Stanów Zjednoczonych |
| KEPTAGO LTD (Geoapify) | podpowiedzi adresów w panelu i w sklepach | Unia Europejska |
Dostawców kanałów wiadomości, które operator podłącza do swojego panelu, opisuje sekcja Wiadomości przez WhatsApp, Messenger, Instagram, SMS i e-mail.
Dane trafiają też do odbiorców, którzy są odrębnymi administratorami:
- Discord Inc. (Stany Zjednoczone): powiadomienia zespołu sprzedaży o umówieniu, przełożeniu i odwołaniu prezentacji (termin, prowadzący, imię i nazwisko, e-mail, firma, wielkość floty, interesujące Cię moduły, źródło kampanii). Discord przetwarza je na zasadach swojej polityki prywatności, a przekazanie opiera się na Ramach Ochrony Danych UE-USA;
- dostawcy, z którymi Twoja przeglądarka łączy się bezpośrednio i którzy widzą Twój adres IP: CARTO (podkłady map w sklepach i panelu), rsms.me (krój pisma w edytorze stron panelu) oraz YouTube, po kliknięciu „Odtwórz film”, gdy operator osadzi film w swoim sklepie;
- Apple i Google, które dostarczają powiadomienia push na telefony;
- Google, gdy logujesz się kontem Google; Meta, gdy piszesz przez Messenger lub Instagram;
- Ministerstwo Finansów i Komisja Europejska, gdy sprawdzamy numer podatkowy; organ podatkowy państwa, w którym jesteśmy zarejestrowani jako operator platformy na potrzeby DAC7 (w Polsce Szef Krajowej Administracji Skarbowej);
- biuro rachunkowe i doradcy prawni oraz organy państwowe, gdy wymaga tego prawo.
Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich innym firmom w celach reklamowych.
06Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Dane przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej, w regionie Frankfurt, i nie replikujemy ich do innych regionów.
Portivo Inc. ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych, podobnie jak część dostawców z listy powyżej. Dostęp do danych z tego państwa jest przekazaniem poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Portivo Inc. podlega RODO bezpośrednio (art. 3 ust. 2 RODO), także wtedy, gdy przetwarza dane na polecenie operatora z Unii Europejskiej. Umowa z operatorem zawiera dodatkowo standardowe klauzule umowne (moduł 2) przyjęte decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914 jako zobowiązanie umowne.
Wobec dostawców ze Stanów Zjednoczonych podstawą przekazania są standardowe klauzule umowne, a u dostawców certyfikowanych także Ramy Ochrony Danych UE-USA (EU-U.S. Data Privacy Framework). Decyzja Komisji stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w ramach tego mechanizmu obowiązuje: Sąd Unii Europejskiej oddalił 3 września 2025 r. skargę o stwierdzenie jej nieważności, a odwołanie od tego wyroku rozpoznaje Trybunał Sprawiedliwości (sprawa C-703/25 P).
Kopię tych zabezpieczeń (standardowych klauzul umownych) otrzymasz, pisząc na privacy@portivo.eu.
07Jak długo przechowujemy dane
| Dane | Okres |
|---|---|
| Zgłoszenia i dane z prezentacji, jeżeli nie zawarliśmy umowy | 24 miesiące od ostatniego kontaktu |
| Dane operatorów i ich użytkowników | czas trwania umowy, a potem do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Dokumenty księgowe i podatkowe | okres wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe, którym podlegamy |
| Dane objęte obowiązkiem sprawozdawczym DAC7 | 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin przekazania informacji |
| Dane przetwarzane na podstawie zgody | zbieramy je do wycofania zgody; zebrane przechowujemy w okresach podanych niżej |
| Zdarzenia w PostHog (statystyka i analityka) | do 7 lat |
| Raporty błędów w Sentry | do 90 dni |
| Dzienniki zdarzeń w panelu | 12 miesięcy |
| Dzienniki serwerów i usług | od 7 do 30 dni |
| Kopie zapasowe bazy danych | 14 dni, a kopie wykonywane przed zmianą struktury bazy 90 dni |
| Wcześniejsze wersje plików (umowy, faktury, załączniki) po ich zmianie albo usunięciu | do 365 dni |
Okresy dla rozmów prowadzonych przez kanały wiadomości opisuje sekcja o kanałach. Po upływie okresu dane usuwamy albo trwale anonimizujemy.
08Twoje prawa
Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia.
Masz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO), a wobec marketingu bezpośredniego w każdej chwili i bez podawania przyczyny.
Zgodę możesz wycofać w każdej chwili. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.
Aby skorzystać z praw, napisz na privacy@portivo.eu albo do naszego przedstawiciela w Unii Europejskiej. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. W sprawach złożonych termin może się wydłużyć o dwa miesiące, o czym uprzedzimy Cię w ciągu pierwszego miesiąca.
Jeżeli korzystasz z usług operatora, Twoje żądanie przekażemy temu operatorowi jako administratorowi i pomożemy mu je wykonać. Jak usunąć dane, opisuje strona Usuwanie danych.
Masz prawo złożyć skargę do organu nadzorczego: w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) albo do organu w państwie, w którym mieszkasz lub pracujesz.
09Powiadomienia o rezerwacji SMS-em
Portivo wysyła SMS-y o rezerwacjach pod własną nazwą „Portivo”, nigdy z numeru firmy czarterowej. Przy tym kanale Portivo jest administratorem: zbieramy Twoją zgodę, wysyłamy wiadomości i obsługujemy wypisy. Administratorem samej rezerwacji pozostaje firma czarterowa, u której rezerwujesz.
Co wysyłamy. Informacje o rezerwacji złożonej w sklepie firmy czarterowej korzystającej z Portivo, na przykład jej potwierdzenie, zmiany, przypomnienia o płatności i przypomnienia przed rejsem, oraz wiadomości o rezerwacji od zespołu firmy czarterowej. Wysyłamy je tylko wtedy, gdy przy rezerwacji zaznaczysz nieobowiązkowe pole zgody na powiadomienia SMS-em i WhatsAppem. Liczba wiadomości zależy od rezerwacji. Mogą obowiązywać opłaty za wiadomości i transmisję danych według taryfy Twojego operatora komórkowego.
Zgoda jest dobrowolna. Powiadomienia SMS-em nie są warunkiem rezerwacji. Bez zgody informacje o rezerwacji wysyłamy tylko e-mailem i powiadomieniem push w aplikacji. Przy zgodzie zapisujemy jej czas, Twój adres IP i wersję treści zgody. Podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Wypis i pomoc. Tam, gdzie nadawca przyjmuje odpowiedzi, wypiszesz się, odpisując STOP; na wiadomość od nadawcy „Portivo” nie da się odpowiedzieć. Zgodę zawsze możesz wycofać w ustawieniach konta klienta Portivo albo pisząc na contact@portivo.eu, a SMS-y na ten numer zatrzymamy przed następną wiadomością. Pomoc (HELP): napisz na contact@portivo.eu.
WhatsApp i marketing. Ta sama zgoda obejmie powiadomienia o rezerwacji WhatsAppem, gdy Portivo je uruchomi. Dziś ich nie wysyłamy, a przed pierwszą taką wiadomością zaktualizujemy tę politykę i wpiszemy do niej dostawcę WhatsAppa (Meta). SMS-y marketingowe firma czarterowa może wysyłać przez Portivo tylko osobom, które dały jej osobną zgodę na marketing SMS-owy, a każda taka wiadomość zawiera link do wypisania się.
Dostawca. SMS-y wysyłamy przez AWS End User Messaging, usługę Amazon Web Services. AWS przetwarza treść wiadomości, numery telefonów i statusy doręczenia w naszym imieniu, na podstawie swojej umowy powierzenia (AWS GDPR Data Processing Addendum), w Unii Europejskiej (region Frankfurt). Żeby doręczyć wiadomość, AWS przekazuje numer i treść operatorowi sieci komórkowej tego numeru, także spoza Unii Europejskiej. Dane mogą trafiać do Amazon Web Services, Inc. w USA na podstawie Ram Ochrony Danych UE-USA lub standardowych klauzul umownych.
Dane dotyczące telefonu komórkowego nie będą udostępniane osobom trzecim ani podmiotom powiązanym w celach marketingowych lub promocyjnych.
10Wiadomości przez WhatsApp, Messenger, Instagram, SMS i e-mail
Operator może podłączyć do swojego panelu konto WhatsApp Business, stronę na Facebooku (Messenger), konto firmowe na Instagramie i adres e-mail. Portivo odbiera wtedy wiadomości, które piszesz do operatora tymi kanałami, pokazuje je jego zespołowi w jednej skrzynce i wysyła odpowiedzi w jego imieniu. O nowych wiadomościach zespół operatora może dostawać powiadomienia push z ich fragmentem.
W tych rozmowach przetwarzamy: treść wiadomości, załączniki (na przykład zdjęcia, dokumenty i nagrania głosowe), numer telefonu, adres e-mail, nazwę profilu i identyfikator nadany przez WhatsApp, Messenger lub Instagram, datę i status wiadomości (wysłana, dostarczona, przeczytana) oraz informację o rezygnacji z wiadomości danym kanałem (na przykład odpowiedź STOP na SMS).
Administratorem tych danych jest operator, z którym rozmawiasz. To on decyduje, po co i jak długo przechowuje rozmowy, i to do niego w pierwszej kolejności kierujesz żądania dotyczące danych. Celem jest prowadzenie z Tobą rozmowy, na przykład o rezerwacji, ofercie, płatności albo przebiegu rejsu. Podstawą jest zwykle podjęcie działań przed zawarciem umowy lub jej wykonanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) albo prawnie uzasadniony interes operatora w odpowiadaniu na zapytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dokładną podstawę podaje operator w swojej polityce prywatności.
Portivo przetwarza te dane w imieniu operatora jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO), tylko po to, żeby świadczyć mu usługę, na zasadach umowy o świadczenie usług platformy Portivo. Nie wykorzystujemy ich do własnych celów, w tym do reklam, i ich nie sprzedajemy.
Jeżeli Twój numer telefonu albo adres e-mail zgadza się z danymi klienta, które operator ma już w Portivo, rozmowa może zostać przypisana do tego klienta. Nie zakładamy przy tym konta w Portivo w Twoim imieniu.
Dane samego operatora potrzebne do podłączenia kanałów przetwarzamy jako administrator, w celu wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO; dane osoby reprezentującej operatora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Są to identyfikatory podłączonych kont i numerów oraz tokeny dostępu wydane przez dostawców.
WhatsApp: dla firm z Europejskiego Obszaru Gospodarczego usługę WhatsApp Business świadczy WhatsApp Ireland Limited, która przetwarza wiadomości jako podmiot przetwarzający działający dla operatora. Wiadomości obsługuje WhatsApp Cloud API na serwerach Meta, gdzie są przechowywane nie dłużej niż 30 dni. Dane mogą trafiać do WhatsApp LLC i Meta Platforms, Inc. w USA na podstawie Ram Ochrony Danych UE-USA.
Messenger i Instagram: wiadomości przechodzą przez serwisy Meta. Korzystasz z nich na podstawie własnego konta i regulaminów Meta, więc Meta przetwarza Twoje dane także na zasadach swojej polityki prywatności. Portivo dostaje z tych serwisów tylko wiadomości wysłane do strony lub konta podłączonego przez operatora, zdarzenia ich dotyczące (na przykład dostarczenie, odczytanie, reakcję) i nazwę Twojego profilu.
SMS: operator nie podłącza własnego numeru. SMS-y o rezerwacji, także te, które pisze do Ciebie jego zespół w Portivo, wysyła Portivo na zasadach z sekcji Powiadomienia o rezerwacji SMS-em.
E-mail: gdy operator odpisze Ci na czacie, a Ty nie przeczytasz odpowiedzi, wysyłamy przez Resend powiadomienie e-mail z fragmentem jego ostatniej wiadomości. Powiadomienie ma adres do odpowiedzi w postaci reply+token@inbox.portivo.eu, gdzie token wskazuje rozmowę. Odpowiedź na ten adres odbiera Amazon SES w regionie Frankfurt: odebrany e-mail trafia do przestrzeni plików AWS. E-mail usuwamy z niej zaraz po przetworzeniu, a każdy inny, na przykład taki, którego nie udało się przetworzyć, przestrzeń plików usuwa sama po jednym lub dwóch dniach. Do rozmowy trafia tylko tekst nad cytowaną wiadomością (do 8000 znaków) oraz załączone zdjęcia i pliki PDF, a ze zdjęć usuwamy metadane EXIF, w tym współrzędne GPS. Resend (Plus Five Five, Inc., USA) przetwarza wysyłane powiadomienia, w tym Twój adres e-mail i fragment wiadomości, jako dalszy podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia, i przechowuje je do 30 dni, a kopie zapasowe przez kolejne 7 dni. Przetwarza je w USA na podstawie Ram Ochrony Danych UE-USA i standardowych klauzul umownych.
Wysyłka z Gmaila operatora: operator może połączyć z Portivo swoje konto Gmail albo Google Workspace, żeby odpowiedzi do Ciebie wychodziły z jego adresu. Prosimy wtedy Google wyłącznie o uprawnienie do wysyłania wiadomości w imieniu operatora (zakres gmail.send) i o adres e-mail tego konta. Portivo nie czyta skrzynki operatora i nie pobiera jego wiadomości, kontaktów ani kalendarza. Token dostępu wydany przez Google przechowujemy zaszyfrowany kluczem w AWS Key Management Service i używamy go tylko do wysłania odpowiedzi, którą zespół operatora napisał w Portivo. Danych otrzymanych przez interfejsy API Google nie sprzedajemy, nie używamy do reklam ani do trenowania modeli sztucznej inteligencji i nie przekazujemy nikomu poza dostawcami opisanymi w tej polityce, w zakresie potrzebnym do świadczenia usługi. Korzystanie z informacji otrzymanych przez interfejsy API Google i ich przekazywanie do innych aplikacji jest zgodne z zasadami dotyczącymi danych użytkownika usług interfejsów API Google, w tym z wymaganiami ograniczonego użytkowania (Limited Use). Operator odłącza Gmaila w ustawieniach kanałów w panelu albo w ustawieniach bezpieczeństwa konta Google. Po odłączeniu w panelu unieważniamy zgodę w Google i usuwamy token.
Rozmowy i załączniki przechowujemy w infrastrukturze Amazon Web Services opisanej w sekcji Komu powierzamy dane, tak długo, jak operator korzysta z Portivo, chyba że wcześniej zostaną usunięte na jego lub Twoje żądanie. Załączniki przysłane przez klientów usuwamy automatycznie po 365 dniach. Techniczne zapisy powiadomień od dostawców (na przykład o nowej wiadomości) usuwamy po 30 dniach, a zapisy, których nie udało się przetworzyć, po 90 dniach. Odłączenie kanału zatrzymuje odbieranie i wysyłanie wiadomości, ale nie usuwa historii rozmów. Po zakończeniu umowy z operatorem usuwamy albo zwracamy mu dane zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. g RODO.
Z praw opisanych w sekcji Twoje prawa najszybciej skorzystasz, pisząc do operatora, z którym rozmawiasz. Możesz też napisać na privacy@portivo.eu, a przekażemy żądanie operatorowi i pomożemy je wykonać. Jak usunąć dane z rozmów, opisuje strona Usuwanie danych.
11Weryfikacja tożsamości i dane biometryczne
Operator może poprosić swoich klientów o weryfikację tożsamości przed rejsem. Przeprowadza ją Didit Identity Spain, S.L.: sprawdza dokument tożsamości, wykonuje test żywotności (czy przed kamerą stoi żywa osoba) i porównuje zdjęcie twarzy ze zdjęciem w dokumencie.
Porównanie twarzy korzysta z danych biometrycznych, czyli szczególnej kategorii danych (art. 9 RODO). Administratorem jest operator, który zleca weryfikację, a podstawą jest Twoja wyraźna zgoda, o którą operator prosi przed rozpoczęciem weryfikacji (art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Zgodę możesz wycofać; nie wpływa to na zgodność z prawem weryfikacji przeprowadzonej wcześniej.
Portivo i Didit działają na polecenie operatora. Portivo przechowuje w jego imieniu wynik weryfikacji, jej wskaźniki (na przykład stopień zgodności twarzy) i dane odczytane z dokumentu: imię i nazwisko, datę urodzenia oraz rodzaj, numer i datę ważności dokumentu. Zdjęć Twojej twarzy ani dokumentu nie przechowujemy: panel operatora pobiera je od Didit tylko na czas wyświetlenia.
Wynik weryfikacji jest przypisany do Twojego konta klienta Portivo. Jeżeli inny operator korzystający z Portivo także wymaga weryfikacji, możemy użyć tego wyniku ponownie, żeby nie trzeba było weryfikować się drugi raz, ale tylko za Twoją wyraźną zgodą wyrażoną przy tej rezerwacji. Za ponowne użycie odpowiadamy my, jako administrator konta klienta.
Wynik weryfikacji nie rozstrzyga sam o rezerwacji. Decyzję podejmuje operator.
12Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), w szczególności:
- szyfrujemy połączenia z naszymi usługami protokołem TLS, a przeglądarki zmuszamy do bezpiecznych połączeń (HSTS);
- szyfrujemy bazę danych i przestrzeń plików algorytmem AES-256;
- przechowujemy dane w Unii Europejskiej, w regionie Frankfurt, razem z kopiami zapasowymi;
- umożliwiamy uwierzytelnianie dwuskładnikowe w panelu: aplikacją z kodami albo kluczem dostępu;
- oddzielamy dane każdego operatora i kontrolujemy dostęp do nich na poziomie aplikacji;
- prowadzimy dzienniki zdarzeń, które pokazują, kto i kiedy wykonał operację w panelu.
Danych kart płatniczych nie przetwarzamy ani nie przechowujemy. Płatności kartą obsługuje Stripe, który ma certyfikat PCI DSS Level 1, najwyższy poziom tego standardu dla dostawców usług.
13Global Privacy Control i Do Not Track
Jeżeli Twoja przeglądarka wysyła sygnał Global Privacy Control albo Do Not Track, operator.portivo.eu nie uruchamia statystyki odwiedzin ani pomiaru wydajności.
Na operator.portivo.eu nie działają narzędzia innych firm, które śledziłyby Twoją aktywność w innych serwisach.
Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich do reklam dopasowanych do Twojej aktywności w innych serwisach.
14Zautomatyzowane decyzje
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne albo w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.
Model językowy przygotowuje dla nas podsumowanie Twoich odpowiedzi przed prezentacją i nie podejmuje żadnych decyzji. Jeżeli operator korzysta z weryfikacji tożsamości, o przyjęciu rezerwacji rozstrzyga operator, a nie system.
15Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do skorzystania z usługi, której dotyczy. Podanie danych rozliczeniowych przez operatora jest wymogiem ustawowym wynikającym z przepisów podatkowych i sprawozdawczych.
16Zmiany polityki
Politykę możemy aktualizować. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie razem z datą ostatniej aktualizacji i historią zmian. O istotnych zmianach zawiadomimy pocztą elektroniczną osoby, z którymi łączy nas umowa.
Historia zmian
- Ta wersja
SMS-y wysyłane przez AWS End User Messaging (Amazon Web Services, region Frankfurt) zamiast Twilio.
Powiadomienia o rezerwacji SMS-em od Portivo: Portivo jako administrator tego kanału, dobrowolna zgoda przy rezerwacji, wypis i pomoc, Twilio jako dostawca SMS-ów i nieudostępnianie danych dotyczących telefonu komórkowego w celach marketingowych; operator nie podłącza własnego numeru do SMS-ów.
Portivo jako administrator statystyki odwiedzin i raportów błędów w sklepach, zdarzenia rezerwacji i zakupu na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (adres e-mail i identyfikatory kliknięcia reklamy przy zakupie tylko za zgodą na marketing), czas przechowywania danych w PostHog i Sentry, bez nagrań sesji w sklepach.
Wysyłka odpowiedzi z Gmaila operatora: zakres uprawnień Google, przechowywanie tokenu i zgodność z zasadami Google (Limited Use).
Statystyka odwiedzin operator.portivo.eu w trybie bez plików cookies (PostHog, chmura europejska) i adres serwisu operator.portivo.eu w miejsce portivo.eu.
Dane z umawiania prezentacji, konto klienta Portivo, nowi dostawcy i odbiorcy (Google Workspace, Discord, Upstash, Geoapify), weryfikacja tożsamości, bezpieczeństwo danych, sygnały Global Privacy Control i Do Not Track.
Portivo Inc. jako administrator, pełna lista dostawców, wiadomości przez kanały operatora.